FATTURA ELETTRONICA, OBBLIGO DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE
L’art. 39 del Dpr n. 633/1972 dispone che le fatture elettroniche devono essere conservate elettronicamente sia da chi le emette sia da chi le riceve. Occorre subito chiarire che se si dispone di una software house per la gestione delle fatture elettroniche il processo di conservazione fattura elettronica a norma è fornito da operatori privati certificati. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio. Per usufruire di tale servizio basta fare l’accesso dall’utente nella sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate attraverso le credenziali Fisco online.
In questo articolo vediamo effettivamente come funzione la conservazione elettronica, come funziona il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e come attivarlo.
La conservazione elettronica la normativa.
La conservazione elettronica prevede il rispetto di stringenti norme e regole tecniche che ne garantiscono:
– Autenticità e integrità, che sostanzialmente fa riferimento al fatto che il documento non abbia subito alterazioni o modifiche;
– Affidabilità, certificata attraverso la sottoscrizione sul documento della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale una volta concluso il processo di conservazione;
– Leggibilità e reperibilità, per dare la possibilità di reperire e soprattutto leggere il documento in qualsiasi momento;
Quindi per effettuare correttamente la conservazione della fattura elettronica non è sufficiente il salvataggio dei documenti fiscali in un hard disk esterno o sul computer, ma occorre seguire un processo regolamentato dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale.
Attraverso la conservazione digitale della fattura elettronica secondo la normativa, si sarà certi di non smarrire le fatture e riuscire a reperirle in qualsiasi momento in formato originale. Come sottolineato all’inizio dell’articolo se si è in possesso di una software house la conservazione a norma di legge delle fatture solitamente viene offerta da quest’ultima. Tuttavia, l’Agenzia dell’Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito di conservazione di tutte le fatture tramite SdI.
Servizio di conservazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate come funziona?
Con il servizio di conservazione elettronica offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate viene data la possibilità di conservare in maniera automatica tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio.
L’obbligo di conservazione non è una novità in quanto, da sempre, fino al 2018, le fatture dovevano essere conservate e quindi stampate, archiviate e conservate secondo la normativa fiscale e del Codice Civile. Con l’introduzione della fatturazione elettronica cambia la modalità di conservazione, passando da una conservazione fisica (cartacea) ad una digitale ed elettronica.
Per usufruire del servizio gratuito di conservazione elettronica fornito dall’Agenzia delle Entrate occorre presentare un’apposita richiesta di attivazione nell’apposita sezione. E in questo articolo ti guideremo passo per passo, vediamo nel prosieguo come presentare la richiesta.
Come rendere attivo il servizio di conservazione delle fatture elettroniche offerto dall’Agenzia delle Entrate?
Per attivare il servizio di conservazione delle fatture occorre andare sul sito dell’Agenzia delle Entrate, ed effettuare il login attraverso: SPID, Carta Nazionale dei Servizi o, in alternativa, le credenziali di accesso a Entratel o a Fisconline.
Eseguito il login, bisognerà cliccare sulla sezione Fatturazione elettronica e Corrispettivi elettronici ed accedere.
Fatto l’accesso bisogna cliccare su fatturazione elettronica e conservazione e successivamente su “Accedi alla sezione conservazione “.
Si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio. Selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.
Terminata questa procedura tutte le fatture elettroniche (nonché le note di variazione) emesse e ricevute correttamente attraverso il Sistema di Interscambio sono messe a disposizione dell’operatore IVA attraverso un servizio accessibile dalla home page del portale “Fatture e Corrispettivi” ed in particolare sulla voce “Consultazione”.
All’interno di questa sezione sono disponibili due link:
– “Dati rilevanti ai fini IVA”. In questa sezione è possibile conoscere il numero delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre ovvero, impostando un range di date, si ottiene l’elenco delle fatture emesse e ricevute per quel periodo. Il servizio permette di scremare la ricerca se si è interessati per esempio a conoscere le fatture di un solo fornitore attraverso altri parametri che si possono inserire come la partita IVA. Inoltre, sarà possibile verificare le fatture effettivamente consegnate e quelle che non sono state recapitate, per problemi di ricezione del cliente, ma messe a disposizione sul portale.
– “Monitoraggio dei file trasmessi”. Da qui è possibile accedere alla sezione “File fattura” dove, impostando un range di date, è possibile ottenere l’elenco delle ricevute (di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna) relative a tutte le fatture (o le note di variazione) emesse per quel periodo.
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